【後編】2023年は1日1ページ手帳で生産性を上げよう！タスクが多い管理職時代の使い方を紹介します

こんにちは！nomiです。

前回、1日1ページ手帳が日記や家計簿、イラスト日記だけでなく、仕事にも活用できる魅力があることをご紹介しました。

【前編】2023年は1日1ページ手帳で生産性を上げよう！仕事にも活かせるその魅力を紹介します

こんにちは！手帳大好きnomiです。9月頃から文房具屋さんや雑貨屋さん、バラエティショップなどで2023年の新作手帳を目にする機会が増えましたね！そろそろ次の手帳を買わないと…と思っている方も多いのではないでしょう...

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2022.10.03

今日は、後編として、私が1日のタスクが多かった管理職時代に、実際にやっていた使い方をご紹介します。

1日1ページ手帳に助けられた管理職時代

管理職になると、出席する会議の量が増え、単純にスケジュールが時間単位で動くことが多くなりました。

加えて、それぞれの会議の内容も様々で、社内ミーティングひとつをとっても、社員それぞれから報告事項を受けることもあり、各々の進捗状況などを一度では覚えられないことも出てきました。

そこで月間の予定も、1日単位の予定も同時に確認でき、併せて、ToDoリストやイレギュラーな案件、営業に来られた方のお名前やご案内いただいた内容など、全てを記録できるような手帳を求めて1日1ページ手帳にたどり着いたのです。

1日1ページ手帳が秘書的な役割をしてくれたおかげで、大事な業務を取りこぼすことなく、さらには時間を無駄にすることもなく激務の管理職時代を過ごせたと思っています。

私が実践した1日1ページ手帳を仕事で活かす使い方

それでは早速、私が実践していた1日1ページ手帳の使い方をご紹介します。

①マンスリーページは午前と午後に分ける

1日ページに行く前に、まずはマンスリーページにも工夫があります。

それは、枠を２分割にして上段＝午前、下段＝午後にすること。

こうすることで、わざわざ時間を書き込まなくても、午前の予定なのか、午後の予定なのかがすぐに確認できますし、午前は予定があるけれど、午後なら時間が取れるといった判断がすぐにできるようになります。

ちなみに、マンスリーページも1日ページも、それぞれインデックスをつけて、すぐに該当する月に飛べるようにしていました。

②1日のタイムスケジュール

1日1ページ手帳のほとんどは、左側にバーチカル(垂直)のタイムラインがついています。

まずはここに、その日の既に決まっているスケジュールを書き込みます。

私の場合は、会議などの日時が決まった時点で、ここにあらかじめ書き込む癖をつけました。

会議や打ち合わせなど、あらかじめ決まっているスケジュールを書くことで、その日のどの時間が空いているのか俯瞰できるようにしておくと、その他のタスク遂行時間をどこで確保すればいいのか把握できるようになります。

③ToDoリスト

1日のタイムラインができたら、次にToDoリストを書き出します。

私の場合は思いつく順に書き出し、後から優先順位をつけるようにしていました。

ポイントは、細かいことでもとにかく書き出すことです。

そこから再度タイムラインを見て、”この時間帯にこれをやろう”というふうに決めておくと、時間を無駄にせずにタスクを実行できます。

④その他メモ

②、③を書き込んで余った欄はメモ欄として活用していました。

社内ミーティングや会議のメモ、確定ではないけど予定されている事業内容のメモ、時には新規企画や運営方法などのアイディアメモまで。

さらに、何かしらの理由で連絡を取った取引先の電話番号や担当者名、訪問された営業の内容なども必要に応じてメモしておき、後になってからでも確認できるようにしておきました。

会議のメモなどは場合によっては書くことが多く、入り切らないこともあるので、今回はメモすることが多そうだな…と思った時は、巻末についているノートページを活用していました。

付箋を活用して、スペースを確保することも多かったです。

使っていたのはコレ！

私が長年愛用していたのは、MARK’SのEDiTシリーズ。

小さな文字を書くのが苦手だったので、A５正寸サイズを愛用していました。

お気に入りのカバーを買って、あとはレフィルで交換していきました。

カバーは、ペンや名刺を入れるスペースのあるものを選んでいました。

1日1ページ手帳で検索するとさまざまな種類があるので、お気に入りの１冊を見つけてくださいね！

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まとめ

いかがでしたか？

前後編に渡って、1日1ページ手帳の魅力を語らせてもらいました。

今はスマホでなんでも済んでしまいますが、私はあえて手書きの手帳でスケジュール等を管理することで、書くことによって記憶の定着も良くなりました。

それまで、多少のメモを取るだけだった社員のみんなにも、この手帳をプレゼントして管理してもらうようになってから、明らかにミスが減り、残業時間も減ったため、その後自主的に1日1ページ手帳を購入した人までいたほどです。

時間やタスクに追われて効率が悪いと感じている方は、ぜひ一度1日1ページ手帳を使ってみてくださいね！